Parish Office Receptionist

Job Description

Receptionist Job Description
Location: St. Thomas Aquinas Catholic Parish - Madison
Reports To: Reports to Director of Stewardship & Operations
Employment Type: Part- Time, Hourly ~30 hours per week

Job Summary:
The Parish Office Receptionist serves as the welcoming face of St. Thomas Aquinas, extending the parish's mission of hospitality to all who enter and call. In addition to greeting and assisting guests, this position plays a vital role in supporting the administrative, clerical support, and organizational needs parish staff. The ideal candidate is bilingual speaking English and Spanish fluently, friendly, detail-oriented, and capable of handling a variety of administrative responsibilities with discretion and professionalism.

Key Responsibilities:
• Assure the parish office is properly open for business and securely closed at the end of the day. The Parish Office is open Monday-Friday, 8am-2pm.
• Answer parish phone, provide general information to people calling the parish, directing callers to appropriate staff person for assistance.
• Manage front desk activities and keep reception area neat and tidy.
• Greet people entering the office and direct visitors to the correct destination.
o Help volunteers retrieve communion hosts, access to sacristy, as needed
• Manage Mass Intention scheduling and payments.
• Administrative support to Pastor & Chaplain of Hispanic Ministry

Secondary Responsibilities:
• Help monitor parish calendar, in coordination with parish staff & clergy
• Replenish prayer candles in sanctuary.
• Ensure outgoing mail is ready for collection daily, sort incoming mail.
• Facilitate weekly bulletin mailings and other bulk mailings as directed.
• Maintain parish workroom, order office and printer/copier supplies.
• Set up morning refreshments during funeral viewings.
• Welcome New Members (distribute welcome gift bags)
• Other administrative support tasks as assigned.

Qualifications & Skills:
• Practicing Catholic with understanding of Church structure/sacraments
o Commitment to the Catholic mission of St. Thomas Aquinas Parish: We are an evangelizing parish where people encounter Jesus in a way that changes how they live.
• 2+ years administrative experience, parish/nonprofit preferred
• Experience working with Microsoft Suite (specifically Outlook & Word Doc)
• Excellent communication abilities - bilingual English/Spanish candidates are especially encouraged to apply
• Ability to handle confidential information discreetly
• Multi-tasking, organizational and time-management skills, with the ability to prioritize and perform outlined tasks with minimum supervision.
• Ability to interpret a variety of instructions provided in various forms.
• Capable of performing a variety of duties, often changing from one task to another without loss of efficiency or composure and able to adapt to changes in routine and schedule.
• Ability to accept direction and support the process for the focus, control or planning of an activity.
• Ability to be resourceful, flexible, collaborative, and proactive when issues arise.

Work Environment:
• Standard office hours
• Collaborative work with parish staff and volunteers
• Professional office setting

Physical Requirements:
• Ability to work at computer for extended periods
• Light lifting of files/supplies (up to 20 lbs)

Work Schedule:
• Monday-Friday, 8am-2pm

Compensation:
• This is a part-time employment position.
• Hourly rate: $21/per hour, max 30 hours per week, no overtime.
• We offer 1 week (5 days) of paid vacation after 6 months of employment in this role.
o At the end of the fiscal year, NO unused vacation time may be rolled over to the next year. An employee's vacation bank has no cash-out value and will not be paid out to an employee upon termination of employment at St. Thomas Aquinas Parish.
Note: This job description is intended to provide an overview of the position and responsibilities. Duties may be subject to change based on the needs of the ministry and parish.

Interested Applicants may email their resume and cover letter to: business@stamadison.org

Saint Thomas Aquinas Catholic Church
602 Everglade Dr., Madison WI 53717 | (608)833-2600 x4867 www.stamadison.org

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Descripcion del Trabajo de Recepcionista
Ubicacion: Parroquia Catolica de Santo Tomas de Aquino - Madison
Reporta a: Director de Mayordomia y Operaciones
Tipo de Empleo: Medio Tiempo, Por Hora ~30 horas por semana

Resumen del trabajo:
La recepcionista de la oficina parroquial sirve como la cara acogedora de Santo Tomas de Aquino, extendiendo la mision de hospitalidad de la parroquia a todos los que entran y llaman. Ademas de saludar y ayudar a los visitantes, esta posicion juega un papel vital en el apoyo a las necesidades administrativas, de apoyo clerical y organizativas del personal parroquial. El candidato ideal es bilingue, habla ingles y espanol con fluidez, es amigable, detallista y capaz de manejar una variedad de responsabilidades administrativas con discrecion y profesionalismo.

Responsabilidades Clave:
• Asegurar que la oficina parroquial este debidamente abierta para el negocio y cerrada de forma segura al final del dia. La Oficina Parroquial esta abierta de lunes a viernes, de 8 a.m. a 2 p.m. (efectivo a partir del 9/2/2025).
• Responder al telefono de la parroquia, proporcionar informacion general a las personas que llaman, dirigiendo a los llamantes hacia el personal adecuado para asistencia.
• Gestionar las actividades del mostrador de entradas y mantener el area de recepcion limpia y ordenada.
• Saludar a las personas que ingresan a la oficina y dirigir a los visitantes a su destino correcto.o Ayudar a los voluntarios a recuperar las hostias de comunion, acceso a la sacristia, segun sea necesario.
• Gestionar la programacion y los pagos de las intenciones de Misa.

Responsabilidades Secundarias:
• Ayudar a monitorear el calendario parroquial, en coordinacion con el personal parroquial y el clero.
• Reponer las velas de oracion en el santuario.
• Asegurarse de que el correo saliente este listo para ser recogido a diario y clasificar el correo entrante.
• Facilitar el envio semanal de boletines y otros envios masivos segun se indique.
• Mantener la sala de trabajo de la parroquia, ordenar suministros de oficina y de impresora/copiadora.
• Preparar refrescos matutinos durante las vigilias de funerales.
• Dar la bienvenida a los nuevos miembros (distribuir bolsas de regalo de bienvenida).
• Otras tareas de apoyo administrativo segun se asignen.

Calificaciones y Habilidades:
• Catolico practicante con comprension de la estructura y sacramentos de la Iglesia.
o Compromiso con la mision catolica de la Parroquia de Santo Tomas de Aquino: Somos una parroquia evangelizadora donde las personas encuentran a Jesus de una manera que cambia como viven.
• Mas de 2 anos de experiencia administrativa, preferentemente en parroquias/organizaciones sin fines de lucro.
• Experiencia trabajando con Microsoft Suite (especificamente Outlook y Word Doc).
• Excelentes habilidades de comunicacion - se anima a que los candidatos bilingues en ingles/espanol apliquen especialmente.
• Capacidad para manejar informacion confidencial de manera discreta.
• Habilidades de multitarea, organizacion y gestion del tiempo, con la capacidad de priorizar y realizar las tareas delineadas con minima supervision.
• Capacidad para interpretar una variedad de instrucciones proporcionadas en diversas formas.
• Capaz de realizar una variedad de tareas, a menudo cambiando de una tarea a otra sin perdida de eficiencia o compostura y capaz de adaptarse a cambios en la rutina y el horario.
• Capacidad para aceptar direccion y apoyar el proceso de enfoque, control o planificacion de una actividad.
• Capacidad para ser ingenioso, flexible, colaborativo y proactivo cuando surgen problemas.

Entorno de trabajo:
• Horario estandar de oficina
• Trabajo colaborativo con el personal y voluntarios de la parroquia
• Entorno profesional de oficina

Requisitos fisicos:
• Capacidad para trabajar en la computadora durante periodos prolongados
• Levantamiento ligero de archivos/suministros (hasta 20lbs)

Horario laboral:
• Lunes a viernes, de 8 a.m. a 2 p.m.

Compensacion:
• Este es un puesto de empleo a tiempo parcial.
• Tasa por hora: $21 por hora, maximo 30 horas por semana, sin horas extra (OT).
• Ofrecemos 1 semana (5 dias) de vacaciones pagadas despues de 6 meses de empleo en este rol.
o Al final del ano fiscal, NO se podra trasladar el tiempo de vacaciones no utilizado al ano siguiente. El banco de vacaciones de un empleado no tiene valor en efectivo y no se pagara a un empleado al momento de la terminacion del empleo en la Parroquia de Santo Tomas de Aquino.Nota: Esta descripcion del trabajo esta destinada a proporcionar una vision general del puesto y las responsabilidades. Las funciones pueden estar sujetas a cambios segun las necesidades del ministerio y la parroquia.

About the Employer

We are a Catholic parish where people experience Jesus Christ in a way that changes how they live.
Somos una parroquia Catolica donde las personas presencian a Jesucristo de una manera que cambia como viven.

St. Thomas Aquinas parish is a place of God's mercy and hope, where all feel welcomed, loved, forgiven, and encouraged to live out the Good News. Our doors are wide open so that all may enter. These same doors are also wide open so we can go out and share that good news with others.